El compliance, también conocido como planes de cumplimiento normativo, engloba una serie de herramientas preventivas que pueden reducir los riesgos legales en las empresas.
Cada vez es más frecuente acudir a estas técnicas de prevención, ya que presentan numerosas ventajas:
- El propio modelo de gestión permite optimizar la operativa de la compañía.
- Al implementar protocolos de seguridad se hace improbable que la empresa cometa irregularidades jurídicas.
- Incluso en el caso de incurrir en una infracción, los planes de compliance pueden reducir e incluso eliminar la responsabilidad de la empresa.
Analicemos qué es el compliance para ver por qué estos sistemas son tan populares a día de hoy.
Qué es el compliance
El compliance o cumplimiento normativo es una herramienta que verifica la normativa aplicable a la empresa y ratifica la adecuación de esta al marco legal. Generalmente incluye también el respeto a reglamentos, políticas (internas y externas), protocolos e incluso códigos éticos.
Mediante el plan de cumplimiento normativo la empresa se asegura de respetar el marco regulatorio de su sector. Esto supone una ventaja competitiva, ya que al evitar las infracciones se evitan sanciones. Pero también se integra en el compromiso social de la empresa, mejorando la imagen de la compañía y facilitando su gobierno corporativo.
Campos en que aplicar el cumplimiento normativo en la empresa
Probablemente los programas de cumplimiento normativo más conocidos sean los que se aplican al Derecho Penal. Esto no es de extrañar, ya que el artículo 31 bis.2. 1º del Código Penal permite excluir la responsabilidad criminal de las empresas que cuentan con programas de compliance penal.
Sin embargo, los programas de compliance pueden aplicarse a otros campos de la operativa empresarial, siendo frecuente que cubran varios de ellos simultáneamente. Así, otros sectores muy recurridos son:
- El Derecho del Trabajo. Es uno de los sectores más litigiosos. Además, al combinar fuentes autónomas y heterónomas presenta cierta complejidad regulatoria. Por eso, los planes de cumplimiento son muy útiles en el campo del Derecho Laboral.
- El Derecho Fiscal. El ámbito tributario puede ser una complicación para cualquier empresa. Lograr un ahorro fiscal forzando la interpretación de la normativa fiscal puede llevar a que la compañía resulte sancionada. Por eso resultan útiles los instrumentos y políticas que eliminan los riesgos fiscales.
- La Protección de Datos. El RGPD ha introducido la responsabilidad proactiva en la normativa de tratamiento de datos. De este modo ha asociado compliance y protección de datos, pues los programas de cumplimiento normativo son, precisamente, una manifestación del principio de proactividad.
Cómo implementar un programa de compliance en la empresa
En la actualidad existen muchos abogados especializados en compliance. Estos profesionales adaptan programas marco y estándares a la operativa de cada empresa, para crear instrumentos altamente personalizados.
En definitiva, todas las empresas de cualquier sector parten del mismo marco regulatorio pero presentan particularidades. Por ejemplo:
- La forma societaria puede determinar la aplicación de una normativa diferente en cuanto a la gestión, administración y contabilidad de la firma. No es lo mismo gestionar una Sociedad Anónima que una Sociedad de Responsabilidad Limitada.
- Del mismo modo, la forma en que se contraten los servicios de los recursos humanos determinará la necesidad de controles de diferentes naturaleza. No es lo mismo contratar a un representante de comercio que a un agente comercial.
Por eso, aunque pueda partirse de estándares, el compliance officer realizará una tarea de:
- Inspección.
- Análisis de riesgos.
- Establecimiento de políticas de cumplimiento normativo.
- Monitorización y rectificación de protocolos y controles.
Al gestionar de este modo la integración de los programas de compliance se puede establecer un proceso cíclico, que permitirá una evolución constante y la adaptación permanente a las nuevas necesidades de la empresa.
La inspección en los programas de cumplimiento normativo
Lo primero que hay que hacer a la hora de configurar un programa de cumplimiento normativo es investigar en qué marco regulatorio se ubica la empresa. Desde el sector de actividad hasta la estructura de la compañía o su modo de producir o comercializar sus productos y servicios serán relevantes en este aspecto.
Por eso es necesario que el compliance officer recopile durante esta primera etapa todas las leyes, reglamentos, protocolos y políticas que la compañía debe cumplir en su operativa diaria.
El análisis de riesgos
Detectado el marco regulatorio aplicable, el encargado de implementar las políticas de compliance puede realizar un análisis de riesgos. Su objetivo es:
- Determinar las infracciones en las que podría incurrir la empresa en su operativa corriente.
- Dirimir el nivel de responsabilidad que podría suponer la comisión de una infracción.
- Determinar el nivel de riesgo de comisión de cada una de las infracciones.
El establecimiento de políticas de cumplimiento normativo
Obtenida la información anterior el compliance officer puede diseñar su programa de cumplimiento, teniendo en cuenta criterios como la gravedad de las sanciones que se pueden imponer a la empresa o la facilidad con la que se puede dar la infracción.
En su operativa corriente cualquier sociedad debe asumir una proporción de riesgo. Gracias a este programa sabrá cómo reducirlo al máximo, incluso en situaciones de conflicto de oportunidad, y dispondrá de herramientas para paliar el daño realizado en caso de producirse.
Monitorización y rectificación del plan de cumplimiento
El plan de cumplimiento normativo está en constante evolución. Y ello porque depende:
- De los cambios en el marco regulatorio. Lo que hoy puede ser legal, mañana puede dejar de serlo.
- De las necesidades de la empresa. Al cambiar la operativa pueden cambiar las normas aplicables.
Por eso, el compliance officer debe establecer medidas de monitorización y rectificación del plan de cumplimiento. Gracias a ello conseguirá que el plan se mantenga actualizado y sirva a su propósito.
Bien mirado, este ciclo no es muy diferente de cualquier ciclo PDCA (Plan – Do – Check – Act), y es que los procesos de compliance funcionan del mismo modo que los de mejora de la calidad. Por eso combinan elementos de prevención, vigilancia y reacción en constante revisión.